Мы, как организаторы, стараемся заботиться о том, чтобы участие в выставке и подготовка к мероприятию доставили как можно меньше неудобств и стресса нашим клиентам. Поэтому заявку на участие в выставке мы рекомендуем подавать как можно раньше. Это позволит, во-первых, выбрать наиболее выгодное месторасположение стенда Вашей компании в павильоне, а во-вторых, спокойно, без спешки обсудить и заключить договор, произвести оплату частями, в удобные для Вас сроки.

Стандартно прием заявок заканчивается за 2 недели до начала мероприятия, но к этому времени, как правило, стендов с выгодным месторасположением в павильоне уже не остается. Поэтому мы предлагаем Вам подать заявку на участие как можно раньше.

Для компаний, которые желают сделать свое участие в выставке как можно более ярким, необычным, а также располагают дополнительным бюджетом, организаторы предлагают такой вариант участия, как самостоятельная застройка стенда или заказ конструкции у сторонних подрядчиков. Для этого нами предоставляется необорудованная площадь, которая подразумевает лишь место определенной квадратуры в выставочном павильоне. В стоимость данного места не включены ни стены, ни электричество, ни ковровое покрытие, ни мебель. В этом случае нужно будет заказать у организаторов подключение электричества.

Для максимального удобства участников выставки мы предоставляем вариант бронирования оборудованной площади, т.е. выставочного стенда, оснащенного необходимым набором оборудования, достаточном для участия в выставке с минимальными затратами.

Это стены, ковровое покрытие, 2 стула, стол, электричество, розетка 1,5 кВт, фризовая панель с названием компании (до 10 букв – бесплатно), вешалка, мусорная корзина, светильник-спот, (на каждые 4 кв.м).

Заказать дополнительное оборудование можно по списку в Дополнительном оборудовании выставки. Список оборудования будет выслан Вам менеджером выставки. Сделать заказ мы рекомендуем заранее, т.к. при позднем заказе необходимого оборудования может не быть на складе, либо будет применяться 100% наценка на стоимость его аренды.

В случае если заказанный стенд имеет наиболее выгодную позицию – открытый с двух сторон, открытый с трех сторон и т.д., применяются специальные обязательные наценки на стоимость выставочной площади: 10% на угловую позицию (открытый с двух сторон), 15% на позицию «торец» (открытый с трех сторон), 20% на позицию «остров» (открытый с четырех сторон).

Регистрационный взнос является обязательным и оплачивается один раз на компанию. Включает аккредитацию на выставке представителей компании, экземпляр каталога, размещение информации об участниках в каталог выставки, предоставление участникам пригласительных билетов на выставку, пакет информационных документов, приглашение на официальный банкет с концертной программой в честь открытия выставки, рассылка пригласительных по базе участников.

В регистрационный взнос «Активный сетевой» дополнительно входит: Презентация товара закупщикам 40 сетей Санкт-Петербурга и Северо-Западного региона России (обход сетей), проведение дегустации на стенде для сетей, участие в конкурсе «Выбор сетей», участие 1 представителя в «Центре Закупок Сетей» - прямые переговоры о поставках с представителями 40 сетей Северо-Западного региона России, участие 1 представителя в Форуме «Торговля Большого Города», приглашение целевых посетителей на Ваш стенд.

Нет, рекламный модуль в каталогах наших выставок – это дополнительная имиджевая, рекламная «картинка» компании, предоставляемая участником в графическом формате (.cdr, .eps и др.) и размещаемая организатором на отдельной станице в каталоге. В зависимости от стоимости может быть в цветном или черно-белом варианте.

Наша компания, являясь организатором выставок и конференций практически по всем отраслям экономики, обладает обширнейшей и обновленной базой практически по всем действующим предприятиям. Основным средством привлечения посетителей для нас является прямая, чаще всего именная, рассылка приглашений руководителям компаний, сфера деятельности которых потенциально подходит для привлечения на выставку в качестве посетителей.

Для содержания, проверки и обновления базы данных, а также формирования списков потенциальных посетителей выставки и проведения рассылок, в компании существует специальный отдел, сотрудники которого на постоянной основе следят за тем, чтобы база данных пополнялась и обновлялась. В работе наш отдел привлечения посетителей использует все современные средства коммуникации – телемаркетинг, электронную почту, смс-оповещение, курьерскую доставку писем-приглашений и многое другое.

Помимо наиболее действенных прямых рассылок, наша компания активно размещает информацию о выставке в локальных и международных печатных и электронных СМИ, а также баннеры, перетяжки и плакаты на улицах города, звуковая реклама в метро.

Наша профессиональная PR-команда на постоянной основе пишет и размещает в СМИ пресс-релизы и пресс-отчеты о событии, что также способствует дополнительной рекламе мероприятия.

Крайний срок подачи описания для каталога – за 1 месяц до начала выставки. Но обычно мы рекомендуем участникам предоставить описание как можно раньше, сразу после подачи заявки. Это поможет избежать недоразумений впоследствии, а также сделать перевод, если он необходим.

В подобных случаях, пожалуйста, заполняйте заявку на плательщика, в специальной графе при этом указывая название участвующей компании.

Да, печать и подпись руководителя являются обязательными в форме заявки.

После того, как мы получили оформленную по всем правилам форму заявки (с подписью и печатью), она регистрируется в нашей системе. Выбранное месторасположение стенда в павильоне считается временно зарезервированным за Вашей компанией до получения первой оплаты за участие. После получения оплаты стенд считается забронированным за Вашей компанией на период проведения выставки.

Договор заключается в обязательном порядке. Убедительная просьба высылать реквизиты Вашей компании вместе с формой заявки на участие (в электронном виде в изменяемом формате) для ускорения процесса составления проекта договора.

Для удобства наших участников из разных стран мира мы принимаем оплату в российских рублях, евро или долларах США.

Оригиналами договора и бухгалтерских документов организаторы и участники обмениваются, на выставке. По этому вопросу Вы всегда можете обратиться на стенд организаторов непосредственно в выставочном павильоне.

Как правило, для приглашения и рассылки наши участники используют электронную версию приглашения. http://peterfood.ru/bilet/

Если Вам необходимы печатные приглашения, мы с удовольствием Вам их предоставим. Для этого обратитесь к менеджеру выставки.

Также мы можем сделать рассылку пригласительного билета по Вашей базе с приглашением именно на Ваш стенд. Подробная информация у менеджера выставки.

Для компаний, желающих использовать коммерческий потенциал выставки и получить максимальный эффект от участия, организаторы создали ряд дополнительных возможностей, среди которых:

• Форум «Торговля Большого Города»
• Центр Закупок Сетей
• Конкурс «Наша марка»
• Конкурс «Инновационный продукт»

А также проведение семинара, круглого стола, мастер-класса, размещение баннера на сайте события, спонсорство события или отдельных опций. Более подробную информацию можно получить у менеджера выставки.

Заочное участие в выставке включает в себя размещение информации до 500 знаков в каталоге выставки, экземпляр каталога и аккредитацию 1 сотрудника.

Для удобства участников и в целях сокращения их затрат на выставку организаторы заключают договор с основными отелями города о предоставлении специальных цен и скидок для наших экспонентов. Пожалуйста, обратитесь к Вашему менеджеру для получения более подробной информации или свяжитесь с нашим туроператором ООО «Империя Тур»: тел.: +7 812 448 66 27, www.imperiatourism.ru.

Мы рекомендуем Вам обратиться к официальному экспедитору Экспофорума – Компания «Панбалтсервис» http://www.pan-baltservice.ru

Для проведения подобных работ, мы рекомендуем Вам обратиться к официальному экспедитору Экспофорума – Компания «Панбалтсервис» http://www.pan-baltservice.ru

Аккредитацию стороннего застройщика обязана проходить любая сторонняя организация, перед началом монтажных работ. Вне зависимости от того, профессиональный это застройщик или сама компания-участник выставки, конструирующая собственный стенд. Подробности процедуры, а также сроки её прохождения, пожалуйста, смотрите по следующей ссылке: http://www.ef-design.ru/tech-control/

Согласно установленным организаторами выставки датам монтажных и демонтажных работ.

После прохождения аккредитации все задействованные на монтаже организации, получают допуск в павильон и "монтажные бейджи", согласно заявленному на аккредитацию списку задействованных лиц.

Заезд участников, у которых заказана оборудованная площадь, осуществляется за 1 день до открытия выставки. Принять свой стенд можно с 14:00 до 20:00.

В день заезда охрана павильона официально начинается с 22:00. До этого времени оставлять ценные вещи на стендах без присмотра не рекомендуется, т.к. ответственности за них охрана не несет.

В дни выставки охрана экспонатов осуществляется в ночное время, в период с 19:00 до 9:00. В рабочие часы (с 9:00 до 19:00) осуществляется лишь общая охрана правопорядка в павильоне, и экспоненты самостоятельно несут ответственность за сохранность своих личных вещей на стендах.

Доступ в павильоны для участников выставки открыт ежедневно с 9:00 до 19:00. Допуск посетителей осуществляется с 10:00 до 18:00.

Для Вашего удобства, а также для наиболее оперативного решения любых вопросов, возникающих в процессе участия в выставке, организаторы постоянно находятся в выставочном павильоне. Вы всегда можете найти менеджера / координатора / технического менеджера или представителя компании Империя непосредственно на стенде Дирекции, который работает ежедневно, включая день заезда, с 9:00 до 19:00. Месторасположение Дирекции Вы можете предварительно найти на плане выставочного павильона либо уточнить на стойке регистрации.

Для того, чтобы зарегистрировать сотрудников, которые будут работать на стенде в дни выставки, необходимо заполнить и прислать по электронной почте форму на пропуска для участников выставки, где нужно внести данные сотрудников, которые будут работать на стенде.
Прикрепить форму.

Во все дни монтажа в павильоне будет работать стойка регистрации участников, где можно получить бейджи участников выставки.

Каталоги доставят Вам непосредственно на стенд в первый день работы выставки.

Печать на командировочные удостоверения можно поставить на стенде Дирекции в любое время в дни работы выставки.

В последний день выставка работает до 17:00. Мы рекомендуем всем участникам оставаться на стендах до указанного времени, т.к. раньше монтажные ворота открываться не будут, погрузочно-разгрузочные работы запрещены, и транспортировка экспонатов невозможна.

Мы рекомендуем подать заявку на выставку следующего года непосредственно на мероприятии для того, чтобы закрепить за своей компанией текущее месторасположение стенда (по статистике около 40% площадей на следующий год бронируются непосредственно на выставке), заранее выбрать лучшее месторасположение, а также получить скидку на выставочную площадь.